Un CRM es un sistema de gestión de contactos y acciones. ¿Y que hay más básico en la vida de una ONG o una entidad sin ánimo de lucro que la gestión de ambas cosas? Por eso hacemos este análisis de CiviCRM, para que entiendas mejor en qué te puede ayudar este software gratuito.

CiviCRM, como todos los sistemas de gestión, es amplio y complejo. Pero es una herramienta que lleva muchos años en el mercado y ya va por la versión 4.7, con lo que tiene unas bases sólidas y no son novatos. Un gran equipo está detrás y nos felicitamos por ello, porque ahí sigue creando y trabajando para potenciar este software de código abierto.

Vídeoanálisis

En este video te cuento sus ventajas e inconvenientes:

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¿Para qué y quién es CiviCRM?

Para un tipo de colectivos especiales, pero que también tienen sus necesidades y que hace tiempo aterrizaron en el mundo online

  • ONG
  • Asociaciones
  • Fundaciones
  • Partidos políticos
  • Organismos con socios y contribuidores
  • Entidades sin ánimo de lucro
  • Campañas benéficas
  • Captación de socios y de fondos

Un amplio abanico de organizaciones con unas necesidades comunes. 

Análisis de CiviCRM: El CRM para ONG basado en Software Libre

También destaco aquí su uso puntual. No hace falta que todo tu sistema de gestión cambie hacia CiviCRM. También lo puedes utilizar de soporte para actividades puntuales como campañas, captación de personas y también de fondos. 

Con las habilidades que tiene de exportación e importación te será más fácil integrarlo con otras herramientas de gestión.

Las tres ‘C’ de CiviCRM

Para mi hay tres patas en las que se asienta el concepto de este CRM para ONG y que lo diferencian de un CRM habitual, más vinculado a clientes y ventas.

Contactos

La pata más convencional, pero también sobre la que pivota todo el sistema

Los contactos se relacionan con todas las entidades de CiviCRM (eventos, contribuciones, envíos de correo…) y el trabajo de gestión comienza casi siempre en la ficha de contacto.

Contamos con multitud de campos para completar la ficha de cada uno, por si fueran pocos podemos añadir aún más, como en cualquier sistema que permite gestionar campos de entidades.

Todas las acciones sobre el contacto quedan registradas como actividades, que es otro elemento relevante del gestor, aunque no comience por ‘C’ :) 

La actividad es la libreta de acciones que llevamos sobre el contacto: envío de mail, contacto telefónico, cobros... En definitiva son los hitos que vamos alcanzando con el contacto.

Podemos clasificarlos mediante tags y grupos, los cuales pueden ser inteligentes. Así como importarlos de otra fuente y exportarlos a una tabla para trabajar con ellos en otro sistema.

Contribuciones

Aquí es dónde empezamos a separarnos de un CRM convencional. Las contribuciones son las donaciones, los pagos, que esos contactos de los que hablábamos antes hacen a la organización.

Menú de CiviCRM para Contribuciones

Aunque el sistema que viene por defecto es manual (das de alta la contribución a través de un formulario), hay extensiones que permiten integrar estas contribuciones con plataformas de pago como PayPal o Stripe o con formularios más específicos creados en otras webs e integrados a través de la API.

Esto engancha también con la necesidad de que los contactos estén comprometidos con la organización, que sean socios de la fundación. Y es que CIviCRM ofrece un sistema de compromisos periódicos que, una vez procesados, se convierten en contribuciones. 

Esto es, un contacto se compromete a donar cada mes una cantidad de euros durante un año. El sistema tendrá ciertas capacidades de gestión para convertir esas mensualidades en contribuciones. Aunque para automatizar esto hay que echarle una mano al software.

Campañas

Es un elemento aglutinador del resto de entidades de CiviCRM. La campaña es el elemento que acciona al contacto en su relación con la ONG o asociación

En el análisis de CiviCRM en vídeo vemos que existen tres tipos de campaña: la estándar, la petición y la encuesta. Por su propio nombre vemos que todas implican una reacción por parte de los contactos y es a través de ellas dónde podremos lanzar campañas de recaudación de fondos, de captación de nuevos socios, etc. 


Plataforma de mail marketing

CiviCRM incluye un potente gestor de mailing, de envíos de correo electrónico. Si puedes engancharlo con un servidor de correo que funcione a la medida de la cantidad de envíos que necesita tu ONG, realmente puedes tener tu propio mailchimp.

Nos ofrece la opción de crear la campaña de mailing paso a paso y con prueba de envío. 

Campañas de mailing en CiviCRM Análisis Software Libre Open Source

Algunas de las características de esta funcionalidad de CiviCRM son:

  • Envíos a grupos o tags. Envíos a usuarios individuales
  • Plantillas.
  • Editor visual Wysiwyg.
  • Programación de envíos.
  • Tokens para sustituir variables por valores del contacto (Nombre, apellidos..)
  • Seguimiento de envíos.
  • Seguimientos e informes de aperturas.
  • Tests A/B.

Un gestor de marketing online por correo electrónico potente y resolutivo. 

API conectada con el mundo

Si de algo soy creyente es de la comunicación entre tecnologías (y personas). Y a nivel de una plataforma de esta entidad es esencial poder comunicarse con otras “interfaces”, con otra tecnología.

API Explorer CiviCRM Open Source

La API cuenta con un explorador de lo más completo para evaluar y testear todas las opciones y métodos. Todas las entidades del sistema (de las que hablamos en este artículo y muchas más) se nos muestran con los métodos disponibles (lectura, creación, borrado) y las opciones (consulta con filtros, orden y límite).

Junto con esto aparece en el mismo explorador los métodos para conseguir los resultados tanto por PHP, Javascript, consulta de REST API y línea de comandos en drush y cv (el comando para terminal de CiviCRM).

Con todo esto utilizar el gestor de campañas y contribuciones a través de un frontend que se conecta con el CiviCRM de forma concreta. Así separamos el desarrollo de los dos ámbitos, consiguiendo mejores resultados de rendimiento, interacción e incluso seguridad.

¿Quieres conectar tu plataforma con CiviCRM? Escríbeme a través de este formulario y veremos las opciones, seguro que con la API es muy sencillo.

Más características de CiviCRM

  • Buscador avanzado. Se puede buscar por cualquier elemento y entidad, realizar búsquedas de contactos por fórmulas cruzadas, criterios múltiples…
  • Informes. Generación de reportes de todas las entidades de CiviCRM, aparte de poder generar los tuyos personalizados.
  • Membresía. Los contactos como miembros de un tipo concreto. Ideal para distinguir socios de la organización del resto.
  • Eventos. Gestión completa de registros en eventos.
  • Importación/Exportación
  • Extensiones. CiviCRM es ampliable a través de módulos, igual que lo son otros gestores de contenidos. Hay una gran lista que completa la ya extensa colección de funcionalidades de este sistema. 

Requisitos

Por una vez he empezado el análisis de CiviCRM con características y no requisitos. Uno peculiar es que CiviCRM se apoya en un CMS para poder funcionar

Esto quiere decir que el sistema se instala sobre otro. Las opciones son Drupal (incluso la versión 8), WordPress, Joomla y Backdrop. Con esto ganas en cuanto a tener las opciones de gestor de contenidos y usuarios de estas plataformas y te apoyas sobre ellas.

Así es evidente que CiviCRM utiliza PHP y MySQL como software de base, aunque otras librerías de Javascript están involucradas en toda la parte de interfaz.

Recomiendo un servidor tipos VPS o superior y, por supuesto, certificado SSL, ya que los datos que manejaremos necesitan seguridad. También puedes optar por alojamiento en la nube como el que ofrece Civi-Go.

Siempre puedes probar varias demos en este enlace de la página oficial para saber si te convence.

CiviCRM cuenta con traducción al español gracias a su comunidad.

Los nubarrones: algunos inconvenientes

Hemos hablado con algarabía e ilusión de todo lo que trae CiviCRM nada más desempaquetarlo. Es como ese juguete que nos regalan con muchos muñecos y cacharritos. Pero también conviene tener en cuenta algunas pegas.

Buscador avanzado de CiviCRM CRM para ONG

Formación especializada

Las organizaciones pueden pensar que un sistema así automatizará sin dificultad procesos que se llevan de forma manual o descontrolada. Pues lo siento, pero no es así de cierto.

Todos los sistemas con multitud de funciones necesitan dedicar tiempo a la formación. Las personas que vayan a interactuar con la plataforma deben aprender a manejarla con soltura. Además una copia en pruebas solventará muchas dudas sobre “que pasará si pulso ese botón”

Parametrización

Cada ONG, cada fundación maneja su propio lenguaje, tiene sus propios flujos de trabajo. CiviCRM ofrece los suyos propios y hay que parametrizarlo para que se adapte a ese flujo. Esto se refiere tanto a la nomenclatura de algunos elementos, como de campos extras de contactos y contribuciones. 

Incluso puede que los procesos de tu organización no sean exactamente aplicables y tengas que flexibilizar esa metodología para que el CRM te sea más útil.

Parametrización de CiviCRM

Personalización

Enganchado con el punto anterior y entendiendo el origen anglosajón de esta herramienta, seguro que entre la funcionalidad de CiviCRM te faltará algo.

En España por ejemplo las donaciones se envían en documentos específicos a la hacienda correspondiente. Además se necesita generar certificados. 

Si tienes unos pocos socios, podrás hacerlo manualmente, pero sino es así, tendrás que crear esa funcionalidad utilizando la API y con programación a medida

Por otra parte aunque la comunidad de código abierto alrededor de CiviCRM ha conseguido una traducción muy completa de este software al castellano, aún faltan algunos aspectos que no son sencillos de traducir. En otros idiomas también encontrarás ficheros de traducción, ya que el sistema es multidioma.

Recomendación final

CiviCRM es una excelente opción para la gestión online de una organización sin ánimo de lucro o cualquier organismo o campaña que reciba donaciones y aportaciones de socios. Te hará falta formación del personal y un programador o especialista que ajuste todo lo que necesitas de la plataforma a tu medida.

Diapositivias

Te dejo las diapositivas de este artículo por si quieres consultarlas.

Espero que este artículo te sea útil, ¡nos leemos en el próximo!

Escrito por Dani

Soy programador web freelance. Especialista en frameworks basados en PHP como Drupal, aunque también me gusta trabajar con microframeworks en varios lenguajes y, por supuesto, tengo a Javascript de gran aliado. aquí.
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