WR 7: Open Source CRM. Gestiona tus clientes con software libre gratuito

Soluciones para la gestión de clientes hay muchas. Aquí nos centramos en contarte lo que aporta los Open Source CRM, los CRM de código abierto que son gratuitos y tienen algunas características muy concretas a tener en cuenta.

¿Qué es un CRM? ¶

Lo primero, ¿qué es un CRM? Son las siglas de Customer Relationship Management. Si nos ceñimos a la definición de la wikipedia me quedo con esta línea: “Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing”

En resumen es una forma de gestionar clientes y las relaciones que un negocio tiene con ellos. Da igual si la empresa es gigante o eres autónomo, el concepto es el mismo, aunque claro, la dificultad será diferente.

Se guardan fichas de contactos y se interactúa con esos contactos en base a acciones: registro de actividades, envíos de correo, en qué momento está la relación con ellos, cuántos ingresos genera…

Así, y viéndolo por encima, ¿a qué ya parece un producto con cierta complejidad? Desde luego que sí y hay muchas soluciones en el mercado para hacerlo funcionar. Pero si te das cuenta es un producto muy interesante también para ofrecer servicios y desarrollos sobre él. Y al ser Open Source tenemos la ventaja de no tener el escalón de entrada por coste, aunque luego sí tendremos otras dificultades como os cuento en el podcast.

Podríamos decir que estas características podrían valernos para seleccionar un buen CRM de código abierto. Aunque cada proyecto es un mundo, creo que estas recomendaciones te vendrán bien

Muerte por funcionalidad ¶

Es un concepto propio, que me gusta utilizar porque lo he vivido y es fácil de entender.

Los CRM, a ojos de los programadores y desarrolladores, incluso de jefes de proyecto, son herramientas deslumbrantes. Tienen menús de administración infinitos. Eso significa que tienen multitud de opciones, formularios, relaciones entre elementos, integraciones con terceros, módulos para extender el comportamiento, buscadores, informes…

Ante tal borrachera de funcionalidad uno cree que lo tiene todo de su mano, que es fácil de implementar y que incluso regalas trabajo al cliente.

Qué equivocado estás. Siento ser tan sincero :)

Sumar más funcionalidad supone tener más frentes abiertos. Si el proyecto puede sostenerlo o así se pide, perfecto, puedes seguir leyendo. Pero si no es así, si estás utilizando ese menú de administración como arma para compensar carencias en otros puntos, mucho cuidado, porque puedes ser trapecista sin red.

Ajustarse a las necesidades del proyecto es nuestra obligación y por eso este podcast, estos artículos. Solo quiero transmitir la necesidad de evaluar lo que de verdad se necesita y actuar en consecuencia. Así que superado este peligro, pasemos a los siguientes.

Flexibilidad ¶

El CRM nunca tiene todo lo que quieres. Parece contrapuesto al punto anterior, pero no es así del todo. Resulta que quieres una integración específica con otra plataforma, un procedimiento que el usuario tiene que cumplir, un informe con cruce de datos que es vital en el proyecto… Y resulta que todo esto brilla por su ausencia en el CRM.
En esto también influye mucho la orientación del CRM en sí mismo. No es lo mismo un software pensado para ONG, para B2B o para pequeños negocios y autónomos.

Calidad del código ¶

Tampoco es cuestión de hacer un análisis completo, pero ya he visto alguno de estos CRM programados a la vieja usanza con esa metodología que tanto aplica a proyectos poco refinados.

El hecho de que PHP y MySQL sea la dupla habitual para estos sistemas tampoco tiene que echarnos para atrás si el código es bueno. PHP tiene grandes ventajas, como una comunidad gigantesca y un tiempo de desarrollo más corto que otros lenguajes.

Documentación y comunidad ¶

La documentación, esa parte que parece que solo queremos consultar cuando ya no nos queda más remedio. Antes de someter a una elección un CRM, escudriña bien la documentación, navega y busca flecos.

Como es software libre adquiere mucho valor la comunidad detrás del software, dado que es la que da muchas veces el valor a la herramienta.

API ¶

Una de las primeras cosas a revisar en un software de este tipo es si se conecta con el exterior a través de una API que exponga sus entidades y su funcionalidad. Quizás en un primer momento no te haga falta, pero tenlo en cuenta.

Y es que desde hace tiempo veo a los CRM como un elemento más del backend de una aplicación y no como un monolito. Hay que aprovecharse de sus virtudes, pero nunca el frontend de estos sistemas, el que un usuario anónimo podrá ver, será su plato fuerte.

Formación y adaptación ¶

Al ser un sistema complejo necesita tener su tiempo de adaptación. Lo comentaba también en el artículo sobre CiviCRM.
El equipo que trabaje con este software necesita formarse y entender su funcionamiento, hay que contar con ello.

Claro, el primero en tener esa formación tienes que ser tú. En entender todos los conceptos o al menos dar salida a las preguntas más habituales en estos sistemas: cómo importo lo que tenemos hasta ahora, cómo genero informes, cómo incrusto un formulario de objetivo en otra web…

Listado de OpenSource CRM ¶

• CiviCrm si quieres un software para entidades sin ánimo de lucro. Aquí tengo un análisis completo sobre esta herramienta.
• OroCrm si quieres una plataforma sofisticada (demo)
• ZurmoCrm si quieres un sistema gamificado para pequeños negocios.
• Basados en tecnologías de CMS
  • RedHen para Drupal
  • Hubspot para WordPress

Podcasts recomendados ¶

En esta ocasión no tenemos feedback, pero sí te recomiendo tres podcasts a cuyos autores quiero felicitar desde aquí porque son fuente de inspiración para un novato como yo y un trabajo gratuito de divulgación que no tiene precio:

• República Web de Javier Archeni
• ugeek
• Eduardo Collado

Da igual su frecuencia de actualización. Si os gusta la tecnología siempre cuentan cosas interesantes.

Colofón ¶

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Espero que este episodio te sea útil y de provecho. ¡Hasta el próximo!